В этой статье мы поговорим об интерфейсе приложения Hostme. Хоть он довольно простой и интуитивно понятный, не лишним будет уделить несколько минут времени обзору основных функций. Кстати интерфейс веб-приложения полностью повторяет мобильное приложение для хостес.

Переходим из Админки в Панель Хостес.

На левом сайдбаре расположены 6 основных кнопок меню: карта зала, очередь, резервы, таймлайн, гостевая книга и официанты, а также три дополнительные кнопки: помощь, настройки и чат с техподдержкой. Вы всегда можете написать в чат тех.поддержки Hostme, мы отвечаем в течении 5-10 минут.

Итак перед нами самая главная рабочая область - Карта зала. На ней мы видим план заведения со столами. Названия столов и их расположение соответствуют их реальным названиям и расположению в зале.

Столы в системе имеют три возможных статуса, которые обозначаются цветами - светло серый - это свободный стол, зеленый зарезервированный и красный - стол занятый в настоящее время.

Помимо этого занятый стол может иметь еще несколько статусов, которые обозначаются цветами в зависимости от этапа обслуживания стола:

Зеленый - официант подал напитки

Бирюзовый - закуски

Фиолетовый - главное блюдо

Розовый - десерты

Голубой - Счет выставлен

Темно-зеленый - Счет оплачен

Помимо цвета занятые столы выделяются круговой диаграммой, которая показывает оставшееся время пребывания данных гостей.

Нажав на часики в левом нижнем углу, вы можете настроить отображение информации на столах.

Из всплывающего окна вы можете выбрать:

имя гостя,

время резерва,

время до резерва,

время в ресторане.

Все это позволяет хостес легче управлять рассадкой гостей.

На картинке видно что появилось имя гостя

Рядом есть кнопка отображения официантов. Если Ваш хостес в нашей системе назначает официантов самостоятельно, то при нажатии на эту кнопку вы сможете увидеть над каждым столом имя официанта.

Правее есть кнопка масштаб, которая позволяет настроить отображение схемы залов (увеличить или уменьшить) как вам удобнее. В левом верхнем углу плана вы можете выбрать какую часть ресторана нужно отобразить: каждый зал по отдельности или все залы сразу.

Правая информационная панель позволяет быстро взаимодействовать с резервами на сегодня - это иконка календаря с галочкой, Иконка с креслом это окно с информацией об открытых чеках (текущей рассадке). Ознакомится с закрытыми чеками - иконка чек, И вкладка официанты - позволяет увидеть кто сегодня работает на смене и показать их загруженность на данный момент.

Раздел резервы позволяет следить за планируемыми резервами, вносить изменения и размещать гостей как только они пришли в заведение. Здесь мы можем внести изменение в резерв, посадить или отклонить резерв. Представим что гости пришли и мы их сажаем, выбираем официанта ответственного за этот стол или смену. После того как мы разместили резерв управление этими гостями переходит во вкладку “В ресторане”. Тут мы можем увидеть имя и телефон гостя, количество персон за столом, количество времени проведенного в заведении и оставшееся время. Вы можете пересадить гостей также за другой стол, если подошла большая компания. Пересадить гостей вы можете либо открыв настройки гостя, либо на схеме зала перетащить гостей с одного стола на другой.

Чеки с восклицательным знаком означают что время планируемого отдыха завершено и идет овертайм.

В этом нет ничего критичного, если далее на этот стол нет резерва. Мы нажимаем на этот стол на карте зала, дюрация и изменяем ее например с 1 часа до 2 часов. Запланированное время изменится в течении нескольких секунд и мы увидим что диаграмма тоже обновилась. Если время следующего резерва для этого стола уже подходит, то информация об этом будет показана на столе или ниже в этом же окне. В этом случае необходимо предложить гостям рассчитаться или пересадить их за другой стол. Также и наоборот, если стол забронирован через час, но пришедшие гости готовы провести в ресторане за этим столом не более часа, то вы всегда сможете посадить их за этот стол, даже если такая группа гостей в среднем сидит больше одного часа, для этого вы можете изменить количество гостей на меньшее.

Верхний сайдбар:

В Верхнем сайдбаре есть поля с датой и временем, нажав на которые мы увидим планируемые размещения в указанный промежуток (дату и время). Приблизительно как будет выглядеть зал в выбранное время.

Вернемся к настоящему. Следом идет информация о загруженности заведения, затем кнопка поиска, а далее - кнопка отображения, которая скрывает карту столов или информационную панель. Мы рекомендуем выбирать стандартный вариант отображения. Далее иконка с принтером, она позволяет распечатать или получить на почту статистику резервов за день или выбранный промежуток времени. Важная кнопка со знаком ПЛЮС, позволяет создать резерв или посадить гостей.

Для размещения гостей, достаточно выбрать свободный стол и нажать Посадить и назначить официанта. Стол подсветится красным цветом означающим что он теперь занят. По умолчанию будет указано максимальное возможное количество персон за столом. Но нажав на него вы сможете изменить или добавить - имя гостя, контактные данные, продолжительность визита, количество персон, а также изменить зону при необходимости.

Существует разница между размещением и резервом. Размещение подразумевает только текущую дату и настоящее время, например если гости пришли без предварительного резерва. А при резервировании гостю будут высылаться уведомления о полученной заявке, подтверждение и напоминание о резерве.

Чтобы создать новый резерв нажмите на иконку “плюс” в правом верхнем углу, далее на центральную кнопку Новый резерв. Укажите количество персон, дату и время когда гости собираются прийти, в этом же окне вы можете указать продолжительность визита в минутах, это позволит вам рационально планировать последующее размещение гостей. Всю информацию о резерве можно изменить в любое время. Укажите стол, за который хотите посадить гостей, затем откройте окно для заполнения информации о госте. В случае если он новый, создайте его карточку заполнив имя и его телефон. Указанный номер телефона, позволяет отправлять гостю сообщения о подтверждении бронирования, напоминание, а также отправить гостю sms прямо из панели Hostme.

Внизу страницы вы можете оставить комментарии: внутренние примечания о посещении, а также особые просьбы. Эта информация будет отображаться с помощью значков в информации об этом бронировании и вы не забудете о просьбах гостя. Также здесь вы видите значки, которые вы можете создать самостоятельно в админ-панели на тарифе Гранде. На других тарифах вы сможете пользоваться уже предоставленными значками. А гости в виджете бронирования смогут указывать свои предпочтения с их помощью. Еще ниже вы можете оставить информацию о самом госте: особые просьбы, пожелания по столу.

И при последующем визите гостя или бронировании вы сможете их увидеть, что поможет увеличить лояльность гостей к вашему ресторану. На этом же экране вы видите статистику клиента: количество посещений, отмен и неявок. На этом создание резерва завершено. Нажмите галочку в правом верхнем углу. На карте зала выбранный стол подсветится серым цветом. Вы сможете внести изменения, нажав на кнопку изменить. Здесь же вы можете увидеть сообщения, которые были отправлены гостю. А также посадить, назначить ответственного за резерв сотрудника или отклонить резерв.

Вкладка Очередь на левом сайдбаре. Когда вы рассаживаете гостей вы можете выбрать “Посадить сейчас или Посадить через определенное время”. Посадка на будущее время добавляет гостей во вкладку Очередь. Если в данный момент все столы у вас заняты, но вы понимаете что через 30-40 минут стол освободиться, вы можете принять заявку от гостя и позвать его как только стол будет свободен. Этот инструмент работает как живая очередь: гости заходят в ресторан или находят его онлайн, понимают что сейчас нет мест, но они могут подождать указанное рестораном время. Эта функция уместна в торговых центрах, а также в заведениях где не принимают бронирования, но готовы приглашать гостей из листа ожидания.

Откроем на левом сайдбаре вкладку Резервы. Здесь отображаются все текущие резервы, также вы можете посмотреть резервы для следующего дня.

Вы также можете настроить отображение резервов - нажав на соответствующую иконку - Настроить группировку по часам, дням, подтверждениям, событиям, источникам бронирований, депозитам, столам и т. д.. сортировку по столу, имени, времени, созданию резерва. Также есть возможность настроить фильтр, а еще Показывать отмененные и закрытые резервы. Эта настройка полезна как в случае поиска закрытого или отмененного резерва, чтобы его восстановить или изменить, так и позволяет получить полный отчет за день по всем резервам, включая отменные или закрытые брони. Нажав кнопку в правом верхнем углу Экспортировать файл. Файл придет на почту, указанную в настройках. Это полезный инструмент для отправления отчета управляющему или менеджеру в конце дня.

В правой части экрана вы видите общую статистику по резервам, новые сообщения а также здесь вы можете создать резерв нажав на кнопку Новый резерв или на знак ПЛЮСа в правом верхнем углу.

Во вкладке Гостевая книга вы можете просмотреть список ваших клиентов, здесь вы найдете историю и статистику посещений клиента, нажав на кнопку ”Посмотреть историю”. Также, нажав кнопку Изменить, вы сможете дополнить данные о клиенте или изменить их. Также есть возможность скачать гостевую книгу для аналитики или сервиса рассылки.

Во вкладке “официанты” вы можете добавлять новых официантов, назначать официантов на определенные столы или зоны. В настройках вы можете выбрать автоматическое назначение официантов, которое будет работать по выбранным зонам или столам для каждого официанта.

Вкладка Таймлайн позволяет работать хостес в привычной для них шахматке. Визуально она может быть удобнее, чем обычная планировка ресторана. Вы можете добавить бронирование или посадить гостей прямо на шкале времени.

Все шесть вкладок, могут быть скрыты в настойках в админ-панели.

Остались вопросы? Напишите нам в чате на сайте или в админ-панели или перейти по ссылке в раздел “Помощь” и найти ответ там - https://help.hostmeapp.com/ru/